一起组合保全证据公证案

【案情简介】

山东省A有限公司（简称A公司）系青岛B有限公司（简称B公司）的股东，持有B公司90%的股权，A公司为国有企业，另外还有两个自然人股东，现根据国家经济布局和结构的战略性调整的要求，A公司拟将上述股权全部转让。根据《中华人民共和国公司法》及B公司章程等有关规定，该股权转让事宜需要经过B公司股东会讨论表决， A公司也需要就其股权转让事宜征求其他股东意见，并且需书面告知其他股东在同等条件下享有优先购买权。但由于两位自然人股东担心在A公司的股权转让后，B公司的发展会受到影响，进而使自己的权益受损，所以一直不愿配合召开股东会，也不愿意配合A公司履行相关程序。A公司现陷于两难境地，于是向青岛市某公证处进行咨询，寻求帮助。公证员在同其充分沟通后，经过仔细研究，为其设计了公证法律服务方案：首先A公司以股东身份向B公司提议召开临时股东会，由B公司以邮寄书面通知的方式通知全体股东召开临时股东会，公证处为其办理邮寄送达文书保全公证；其次在B公司召开临时股东会时，公证处为其办理召开股东会过程的保全证据公证；最后如果有股东未参加临时股东会，A公司以邮寄告知函的方式告知其他股东，公证处为其办理邮寄送达文书保全公证。A公司经过研究，欣然接受了公证员提出的公证方案并于当日向B公司提议召开临时股东会。

    次日，B公司的委托代理人甲携带营业执照、公司章程、授权委托书、身份证、公证申请书、召开临时股东会通知书等材料来到公证处申请办理邮寄送达文书公证申请，公证员认真审核了相关资料，认为符合《公证程序规则》的要求，遂决定予以受理。两名公证人员随同甲一起来到邮局，在两名公证人员的现场监督下，甲将召开临时股东会通知书交付邮局进行邮寄，现场取得的邮件寄送回执交公证人员保管，公证员制作了《工作记录》，后又依程序为其出具了《公证书》。

    20日后，B公司的委托代理人甲再次携带相关材料来到公证处申请办理临时股东会保全证据公证，公证员审核相关资料均符合《公证程序规则》的要求，决定予以受理。两名公证人员按照上述召开临时股东会通知书的时间地点，来到会议现场。公证员首先对股东的身份进行了审查，确认三方股东均已到场，然后依事先确定的会议议程进行讨论表决，代表A公司出席股东会的代表在股东会现场，向另外两名股东宣读并送达了告知函，明确告知其在同等条件下享有优先购买权等内容，两名股东进行了签收，最后各方均在股东会决议和会议记录上签字，会议全程进行了录像。公证员制作了《工作记录》，后又依程序为其出具了《公证书》。

    在取得关于临时股东会会议保全证据的《公证书》后,A公司向山东省产权交易中心提出进场挂牌交易申请，经审查符合要求，现已顺利挂牌。

    公司股权转让是股东行使股权的一种平常且普遍的方式，随着国家经济布局和结构的战略性调整的持续进行，国有股权转让也越来越多，但同时在转让过程中，因部分程序失当，或证据未固定等原因，引发的纠纷在公司诉讼中也最为常见。公证制度作为一种可以有效预防纠纷的准司法制度，应当积极发挥公证职能，为实现国有企业的战略转型提供公证法律服务支持。

    在既有国有股权又有非国有股权的公司中，国有股权一般处于主导或控股地位，应该说这种股权比例对于国有股权利益的保护还是很有利的，同时国家为了加强监督管理，防止国有资产流失，也制定了一系列的规章制度。但需要我们注意的是，在依法治国的现代化国家，对于公司的治理，不能只保护国有股权利益而忽视非国有股权的利益，必须为非国有股权（特别是中小股东的权益）提供同样的法律保护。公证机构通过提供公证法律服务，可以规范国有股份股东与非国有股份股东，大股东与小股东的行为，可以很好的保护股东的合法权益，平衡各方利益，真正实现公司的现代化治理。

【公证书格式】

公  证  书

(2017)青XX证经字第XXXX号

申请人：B有限公司，住所：青岛市XXXX，《营业执照（副本）》统一社会信用代码：XXX，法定代表人：王某某。

    代理人：焉某某，男，XXXX年X月XX日出生，公民身份号码：XXXX。

    公证事项：保全行为

    申请人的授权代理人焉某某于二○一七年九月二十九日来到我处，声称“B有限公司欲于二○一七年十月十九日召开股东会议，审议关于B有限公司的股东A开发有限公司转让公司股权的事宜。根据《中华人民共和国公司法》的要求，公司决定将书面通知（《B有限公司股东会会议通知》）以EMS全球邮政特快专递的方式向两位自然人股东李某、翟某某分别寄送。为留存证据，现向我处申请对其寄送《B股东会会议通知》的过程进行保全证据。

    根据《中华人民共和国公证法》的规定，本公证员与本处工作人员刘某某及B的委托代理人焉某某于二○一七年九月二十九日下午来到位于青岛市市北区XXX路XX号丁的中国邮政XX支局，焉某某以EMS全球邮政特快专递的方式向翟某某（地址：青岛市XX）寄送《B有限公司股东会会议通知》一份，取得了邮件编号为XXXXX的《EMS全球邮政特快专递 国内标准快递 寄件人存联》一张（内容见附件三）。

    兹证明与本公证书相粘连的《工作记录》的复印件与原件内容相符，原件上刘某某、焉某某的签名属实（详见附件一）；与本公证书相粘连的《B有限公司股东会会议通知》的复印件与原件内容相符（详见附件二）；与本公证书相粘连的《EMS全球邮政特快专递 国内标准快递 寄件人存联》的复印件与原件相符，原件存于我处，确为焉某某在本公证员和公证处工作人员刘某某的监督下邮寄上述材料时取得。

    附 1：《工作记录》复印件一份（共一页）；

       2：《B有限公司股东会会议通知》复印件一份（共一页）；

       3：《全球邮政特快专递 国内标准快递 寄件人存联》复印件一份（共一页）。

中华人民共和国山东省青岛市XX公证处 

公证员

二○一七年十月十一日

公  证  书

(2017)青XX证经字第XXXX号

申请人：B有限公司，住所：青岛市XXXX，《营业执照（副本）》统一社会信用代码：XXX，法定代表人：王某某。

    代理人：焉某某，男，XXXX年X月XX日出生，公民身份号码：XXXX。

    公证事项：保全行为

    申请人的授权代理人焉某某于二○一七年十月十八日来到我处，声称“我公司定于二○一七年十月十九日上午十时在青岛市市北区XX路XX号XX广场B座九楼会议室召开公司临时股东会会议，研究公司股东A开发有限公司采取到山东省产权交易中心挂牌转让其持有的公司股权事宜。为固定证据，特向贵处申请对股东会的召开过程进行公证。”经审查符合《公证程序规则》，我处决定予以受理。

    根据《中华人民共和国公证法》的规定，本公证员与公证处工作人员贾某某于二○一七年十月十八日上午十时许，来到青岛市市北区XX路XX号XX广场B座九楼会议室（910房间），在本公证员和公证处工作人员贾某某的监督下，参会人员陈某某、孙某某、李某、张某、焉某某进行了如下活动：首先参加人员在签到表上签到（详见附件2-1）；然后相互确认身份的真实性，其中孙某某出示了委托人为B开发有限公司的《授权委托书》（详见附件2-2）和本人的《居民身份证》，张某出示了公证书编号为（2017）青XX证民字第XXXX号《公证书》（详见附件2-3、2-4、2-5）和本人的《居民身份证》，李某声称忘记带身份证件，但其他参会人员均确认其身份的真实性。随后在A有限公司的法定代表人陈某某的主持下，就预定的会议议题进行了研讨和表决，由焉某某进行会议记录。在确认记载准确后，参会人员在《A有限公司临时股东会会议记录》上签字（详见附件2-6、2-7、2-8），孙某某、李某、张某在《A有限公司股东会决议》上签字（详见附件2-9）。会议于十时五十分许结束。上述会议过程进行了录像，会议结束后，录像所使用的存储卡交由公证人员带走。

    兹证明与本公证书相粘连的《工作记录》的复印件与原件内容相符，原件上贾某某的签名属实（详见附件1）；与本公证书相粘连的《A有限公司股东会签到表》、《授权委托书》、《公证书》、《A临时股东会会议记录》、《A置业有限公司股东会决议》复印件与原件内容相符（详见附件2），原件均为会议现场取得；与本公证书相粘连的光盘为现场录像刻录而成（详见附件3）。

    附 1：《工作记录》复印件一份（共1页）；

       2：会议现场取得的材料的复印件（共9页）；

       3：会议现场录像光盘一份（共1页）。

中华人民共和国山东省青岛市XX公证处 

公证员

二○一七年十月二十四日

【推荐理由】在实践中，公司股权转让经常会因程序失当，证据未固定等原因，引发纠纷诉讼。公证机构应当积极发挥公证职能，提供优质公证法律服务，从而规范企业的商事行为，保护股东的合法权益，平衡各方利益，以实现公司治理的现代化和法制化。 【专家评析】本案中公证员能够根据当事人的实际需求，充分发挥公证的职能优势，合理设计公证综合服务方案，程序规范，为当事人提供了切实有效的公证法律服务，具有一定的指导意义和参考价值。